Asegurar un documento anónimo

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Ya hemos hablado en este blog sobre el proceso de revisión de los manuscritos, en el cual los pares revisores científicos deben evaluar el contenido de los originales presentados, teniendo en cuenta la calidad de la investigación y el cumplimiento íntegro de la normativa de la publicación.

Como norma general en las revistas científicas de Ciencias Sociales de alto nivel, los revisores suelen ser “doblemente ciegos” (double-blind)*, es decir, que ni el autor debe reconocer a quienes revisan sus aportaciones, ni tampoco los revisores deben saber quién es el autor. Este sistema, además de ser garante de una mayor objetividad del proceso de revisión, también incide en la transparencia de la actividad científica ergo de la publicación.

Siendo la transparencia, la imparcialidad y la objetividad el norte al que debe aspirar toda publicación científica, se exige a los autores la anonimización de sus aportaciones. De esta manera, las normativas deben requerir como mínimo dos tipos de anonimización: La de los datos textuales y la de los metadatos del documento.

Anonimización de los datos textuales

Sobre este apartado, y para garantizar inicialmente un documento anónimo, los autores deberán suprimir del documento o de los documentos que serán sometidos a revisión cualquier indicio de autoría, entre los que se encuentran:

  • Información de los autores (nombres, correos electrónicos, filiaciones institucionales, número de investigador -ORCID-, etc.).
  • Datos sobre proyectos, contratos, apoyos y financiación de investigaciones que permitan colegir  directa o indirectamente la autoría.
  • Información relacionada con estudios anteriores y que sean punto de partida de la nueva investigación (siempre que sean los mismos autores).

Algunas revistas, como el caso de Comunicar, exigen a los autores en su normativa que los datos de identificación de los autores se envíen en documento aparte (presentación y portada –cover letter-), mientras que recomiendan anonimizar con XXXXX la información de proyectos, contratos, apoyos y financiación, así como aquellos estudios anteriores realizados por los autores que sean punto de partida de la nueva investigación.

Aunque las normativas suelen ser taxativas y no limitativas con respecto a este mandato, la mejor forma de anonimizar un documento siempre será el sentido común de los autores. Por ello se aconseja que cualquier dato que se considere como indicio de identidad de autoría sea suprimido para no comprometer el proceso de revisión.

Anonimización de los metadatos

metadatos-archivoLos metadatos de los documentos son etiquetas no visibles que permiten obtener información semántica de las propiedades de un archivo. Generalmente los metadatos incorporan información de autorías, fechas de modificación, comentarios, revisiones, versiones, anotaciones y, en definitiva, información personal que comprometería la anonimidad del documento.

Los procesadores de texto, entre ellos el más común Microsoft Word®, permiten a los usuarios eliminar esta información accediendo al menú Archivo o Propiedades.

A continuación se muestran los pasos a seguir para eliminar  los metadatos de un archivo de Microsoft Word® 2013 o versiones posteriores. Este procedimiento debe realizarse una vez  esté listo el documento para el envío, pues cada cambio nuevo que se realice a partir de la eliminación de los metadatos, volverá a incorporar información.

Paso 1. Acceder al menú Archivo, ubicado en la esquina superior izquierda.

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Paso 2. En el menú Información, acceder al comando Inspeccionar si hay problemas y después a Inspeccionar documento

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Paso 3. En el Inspector de documento, seleccionamos Comentarios, revisiones, versiones y anotaciones, así como Propiedades del documento e información personal y hacemos clic en Inspeccionar.

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Paso 4. Seleccionamos Quitar todo y volvemos a inspeccionar 

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Paso 5. Repetimos el paso 3 y confirmamos que ambos campos tengan el símbolo de check √

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Paso 6. Guardamos el documento.

Paso 7. Confirmación de los cambios: Una vez realizado todo el procedimiento y hemos cerrado el procesador de texto, hacemos clic derecho sobre el ícono del documento y seleccionamos Propiedades.

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Paso 8. En el menú Detalles, nos aseguramos que no aparece la información de los Autores, ni Guardado por, así como tampoco la Organización u otro elemento que permita a los revisores colegir la autoría del documento.

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Si al realizar todos estos pasos confirmas que se han eliminado todos los metadatos de autoría, el archivo estará completamente anonimizado para someterlo al envío a través de la plataforma de la revista (o por correo electrónico, según sea el caso).

Este procedimiento deberá realizarse con TODOS los documentos que se someterán a los revisores, por lo que no es exclusivo del manuscrito, sino también de anexos, tablas, gráficos y demás elementos que se exijan en documento aparte.

La anonimización de los documentos, tanto en sus datos textuales como en sus metadatos, es responsabilidad de los autores. Un correcto proceso de anonimización es pilar fundamental para un proceso de revisión transparente, objetivo e imparcial, siendo muchas veces causa de rechazo de originales no haberlo realizado correctamente.

* Agradecimiento a nuestro amigo Lluís Codina, quien nos ayudó a precisar que el sistema simple ciego está muy extendido también en revistas de máximo nivel y es habitual en algunas disciplinas en ciencias y en editoriales como Scopus-Elsevier.
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Acerca de Luis M Romero-Rodríguez

Doctor en Comunicación. Máster en Comunicación Social. Especialista en Derecho y Políticas Internacionales. Licenciado en Periodismo y en Derecho. Profesor Universitario e Investigador de la Red Alfamed.
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